来自:内审师修行与实战(shenjizhishi)
面谈,核心目的只有一个:获取更多审计证据和事实信息!
虽然面谈获取的直接证据没有文件、分析、观察等类型的证据证明力强,但面谈会带来更有效的审计线索、事实信息,且可以提升被审计人员的配合度,利于审计业务开展。
一、面谈方式:猫有猫道,狗有狗洞!
当年我还是小跟班时,跟着一位财务审计主管,她惯用的面谈方式就是“唠家常”,面谈对象无论男女,无论职位高低,都先唠家常:衣服好看不好看,有没有男女朋友,最近工作咋样之类的,也有“姐啊,弟啊”的热呼劲儿!
另外一位同事,性格古板,平日里不苟言笑,面谈就像审讯,小员被面谈时都是“两股战战,几欲先走”。
两种方式,各有优劣,效果也不一,略显偏颇,事实也证明:一个浪费时间,一个让人生厌。
二、面谈分类:依据审计阶段
1.初步面谈:和入点会(审前会议)作用相似,多是收集一般性信息,策划后续面谈进程,沟通配合事项等;
2.事实收集面谈:审计过程中,为获取证据和信息而进行的面谈。
3.后续面谈:当你发现问题,需要他们给出解释或问题答案,或提供新的信息。
4.退出面谈:我审计完了,有XX问题,你看还有补充的没有?如意见、建议或计划措施。
三、面谈技巧
总体上,要保持和谐、自由、坦诚的面谈氛围,要注意要点和避坑,具体如下:
1.适当提及感兴趣的话题,建立融洽和谐的谈话关系;
2.态度要中性和坦诚,语气要介于礼貌性交谈和审讯之间,同对方说话时常用温和的眼神注视对方;
3.有一套正式的面谈流程,问题尽量按一定逻辑展开,但也不能过于刻板;
4.遇到沟通对象为难的时候,要采用鼓励式的沟通技巧,对“保密性”做力所有及的保证;
5.不要让面谈对象感觉被监禁了或被逼供了,比如:锁门、太多人对一人面谈;
6.及时回应对方,表示理解,如点头和感兴趣的态度;
7.提出问题或答案后,允许简短沉默(便于其提供新内容),但不能有长久的压抑性沉默;
8.除了专心倾听,不打断之外,要及时跟进话题,对其谈话作出澄清或理解性复述;
9.用不引人注目的方式做记录,不要一直拿着笔,人家说一句你就记一句;一般面谈要求两个审计人员,一个人询问,一个人简单记录;
10.注意封闭式问题和开放式问题的运用,不同的审计内容采用的方式不一样,提前设计好问题;
11..问题不应该带有假设性或偏见;
12.问题要简单易懂:不要故弄玄虚,让人不解,也不要同时问几个问题;
13.遵循和理解不同审计步骤的作用:准备面谈-开始面谈-达成一致-记录和报告;
14.注意问题的交叉检验,同一个问题多角度询问;
15.不要过度依赖面谈证据,需要搜集其他客观数据加以证实。
结语
面谈是一个开放式程序,不可能面面俱到,所以事前准备很重要!
“准备工作”往往是很多审计人员最容易忽视的程序,这值得我们重视。
内审工作近10年,各种坑都跳过。
印象最深的两个反面教材:
一个是:审计人员和面谈人硬怼,双方面红耳赤,歇斯底里;
另一个是:面谈对象从头到尾都低头不语,压抑之极!
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